Veränderungen mit Unsicherheiten

Als Infrastruktureigentümer sollten sie über die Fähigkeit zur digitalen Projektleitung, der gezielten Informationsverwendung und -bewirtschaftung und das Führen einer «digitalen» Organisation verfügen. Die Differenz der neuen zur heutigen Arbeits- und Führungsweise und den benötigten Fähigkeiten ist enorm gross. Die notwendigen Veränderungen werden sich über Jahre hinziehen, weil starke Abhängigkeiten zwischen Investitionen (z.B. BIM-Server) und notwendigen Prozessanpassungen bestehen. Eine Weiterentwicklung in diesen Bereichen führt dann sinnvollerweise zu Anpassungen an der Organisation. Dieser Gap kann nur mit einer langfristig orientierten, geplanten, durchdachten und von der Führung unterstützten Veränderung überwunden werden.

Unsicherheiten, wie z.B. die unvollständige Normierung wichtiger Grundlagen (IFC) oder die raschen Fortschritte bei der Softwareentwicklung machen den Veränderungsprozess unwägbar. Zur Risikominimierung und zur Vermeidung von Fehlinvestitionen hat sich eine langfristige Strategie in Kombination mit einem agilen Vorgehen in der Umsetzung als vorteilhaft erwiesen.

Entscheidend für den Projekterfolg ist der Umgang mit den betroffenen Menschen. Mitarbeit und Information sind zentrale Elemente, um Widerstände pro-aktiv zu vermeiden. Es geht darum, aus Betroffenen Beteiligte zu machen.

Notwendige Fähigkeiten für einen Infrastruktureigentümer

Die grundlegenden Fähigkeiten werden nachfolgend etwas vertiefter erläutert:

Digitale Projektleitung
Die Projektleitung verändert sich sehr stark. Neue Methoden wie BIM oder IPD, neue Instrumente oder neue Leistungsaufteilungen sind nur einige Aspekte, die wesentliche Veränderungen erfahren. Einige Aspekte werden nachfolgend etwas detaillierter erläutert.

• Organisieren
  Die BIM-Methodik bringt neue Aufgaben. Diese sind in der Projektorganisation abzubilden. Leitfaden sind vorhanden, manche sind jedoch nur eingeschränkt praxistauglich. Die geltenden eigenen Standards zur Projektorganisation und Prozessabwicklung müssen an die Erfordernisse der BIM-Methodik angepasst werden.
• Bestellen
  Bereitstellung auftraggeberseitiger BIM-Grundlagendokumente, Ausschreibung, Angebotsvergleich und Vergabe von Leistungen von Planern und ausführenden Unternehmen mit der BIM-Methodik. Insbesondere der Übergang von traditionellen zu BIM-Projekten bringt Herausforderungen mit sich. Die Methodik wird bei lange andauernden Projekten geändert werden müssen. In den ersten Jahren besteht auch die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen und ungewollten Subventionierungen einzelner Marktteilnehmer durch unglücklich gewählte Eignungs- und Zuschlagskriterien.
• Koordinieren
  Neue digital basierte Methoden und Instrumente sowie Funktionen in der Projektorganisation haben neue Tätigkeiten, Leistungsaufteilungen und Abläufe am Projekt zur Folge. Digitale Projektleitende benötigen dafür zusätzliche Fähigkeiten, wie Kenntnisse der BIM-Methodik, darauf basierende Rollen in der Projektorganisation sowie die Nutzung entsprechender IT-Tools.
• Kommunizieren
  Digitalisierung ermöglicht eine individualisierte Kommunikation zu nahezu beliebigen Zeitpunkten mit den Anspruchsgruppen, die klar und verständlich ist. Sie ist weit kostengünstiger als die bisherige Methode mit Plänen, Informationsveranstaltungen und Baugespannen im Feld. Eigentümer sollten die neuen Kommunikationsmöglichkeiten nutzen, jedoch zielgerichtet anwenden. Es besteht die Gefahr, dass z.B. Zielgruppen Sachverhalte auf unterschiedlichen Basen diskutieren, da sie sich die Informationen zeitversetzt der laufenden Projektierung entnommen haben.
• Auflegen
  Die Auflage kann digital erfolgen. Das Auflageprojekt wird in der Form eines Auflagemodells auf der Webseite des Eigentümers und der betroffenen Gemeinden zur Einsichtnahme aufgeschaltet. Das Auflagemodell kann mit einem beliebigen Webbrowser betrachtet werden und ersetzt Pläne, Informationsveranstaltung und Baugespanne im Feld. Dazu sind allerdings Anpassungen der rechtlichen Grundlagen notwendig, die in der Regel etliche Jahre in Anspruch nehmen.
• Erwerben
  Der Land- und Rechteerwerb infolge eines Bauprojekts werden durch öffentliche Eigentümer im Rahmen des Enteignungsverfahrens durchgeführt. Infrastruktureigentümer benötigen dazu passende rechtliche Grundlagen, klare Verfahrensprozesse sowie die entsprechende IT-Infrastruktur, die Modelle für die Website bereitstellt und einen rechtsverbindlichen, digitalen Schriftverkehr zwischen Behörden und Privaten erlaubt.
• Prüfen
  Der Infrastruktureigentümer muss die Inhalte eines informierten Bauwerks prüfen können. Geprüft werden kann nur das, was zuvor in der Auftraggeber-Informationsanforderung definiert worden ist. Durch Dritte oder die eigene Organisation erstellte resp. gepflegte Daten müssen dementsprechend vor deren Übernahme in das eigene Infrastruktur-Informationsmodell eine maschinelle, kontext- und regelbasierte Prüfung durchlaufen. Die notwendigen Qualitätssicherungsmassnahmen sollten in die vorhandenen Prozesse eingebettet sein. Entsprechende IT-Hilfsmittel und die erforderlichen Fähigkeiten der zuständigen Stellen sind sicherzustellen.

Informationsverwendung
Informationen sind ebenso eine Ressource des Unternehmens, Personal, Maschinen und Geräte oder Kapital. Dementsprechend aktive müssen sie gemanaged werden. Die gleichen oder aus einer gemeinsamen Datenquelle, stammende Informationen werden in zahlreichen Organisationseinheiten genutzt. Objektinformationen beispielsweise sind für die Finanzen, das Erhaltungsmanagement, den Unterhalt, das Verkehrsmanagement ebenso wichtig, wie für die Projektleitung in der Realisierung. Davon profitieren neben den eher offensichtlichen Anwendungen wie die Bestellung auch die Information und Kommunikation zu den Anspruchsgruppen oder die Bewilligungs- resp. Auflageverfahren.

Informationsbewirtschaftung
Die meisten dieser Informationen kommen in der ersten Phase aus der Realisierung von Projekten mit der BIM-Methodik. Diese gelieferten Daten müssen in einem konsistenten Informationsmodell dauerhaft gespeichert und verfügbar gemacht werden. Erst klare Vorstellungen über die Informationsnutzung ermöglichen es, die dafür notwendige IT-Infrastruktur zu beschaffen.
Das Informationsmodell muss gepflegt werden. Dafür müssen Ressourcen bereitgestellt werden. Ein Informationsmodell ist nur nutzbar, wenn es aktuell gehalten ist. Je nach effektiver Informationsverwendung ist die Pflege Aufgabe einer oder mehrerer Organisationseinheiten und Stellen. Die notwendigen Tätigkeiten sind in die Geschäftsprozesse einzubinden. Die Software sollte auf die konkreten Aufgaben zugeschnitten und über eine prozessorientierte Benutzerführung verfügen.

Führen einer digitalen Organisation
Führung verändert sich im digitalen Umfeld stark. Bedingt durch den notwendigen Wandel entsteht eine Dynamik, die nicht mehr mit den bisherigen Methoden und Instrumente zu managen ist. In der Folge bewegen sich Mitarbeitende, oder zumindest einige davon, ausserhalb ihrer Komfortzone. Daraus entwickelt sich ein Bedürfnis der Mitarbeitenden nach Ruhe, Verlässlichkeit und Sicherheit. Dem gilt es Rechnung zu tragen, sollte die Motivation und Leistung nicht darunter leiden.

Die Führenden müssen also ihre eigenen Fähigkeiten weiterentwickeln, wollen sie in der Führung weiterhin erfolgreich agieren. Damit wird nur ein Teil der Bedürfnisse angesprochen. Es gilt eine Vision und eine konsistente Mehrjahres-Strategie zu entwickeln, welche die Grundlage für den Veränderungsfahrplan und die Kommunikation bildet. Eine solch umfassende Veränderung erfolgt in Schritten, die jeweils ihre eigenen Anforderungen an die Organisation stellen. Die Organisationsentwicklung erfolgt agil in Phasen. In diesen Prozess sollen auch die Mitarbeitende eingebunden werden. Auch ihre Fähigkeiten sind mit zu entwickeln.

Die Organisation sollte sich die Fähigkeit erarbeiten, neue Instrumente schnell zu testen, zu bewerten und falls erfolgreich, auch zeitnah in der Organisation einzuführen.

Anpassung gesetzlicher Grundlagen
Parallel sollte an die zeitgerechte Überarbeitung gesetzlicher Grundlagen gedacht werden, die oftmals viele Jahre in Anspruch nehmen, für die effiziente, digitale Wertschöpfung einer Verwaltung jedoch unabdingbar sind. Davon sind beispielsweise Bewilligungs- resp. Auflageverfahren stark betroffen.